Compte rendu de la réunion du 14 fevrier

Voila le compte rendu de la réunion du 14 février
Merci Tifenn




PrésentEs : Marie-Chantale, Viviane, Christian, Baptiste, Olivia, Elise, Thierry, Tifenn

ODJ : -Organisation de la soirée de présentation de l’asso du 17/02
-Après la soirée ? Pistes de travail, propositions…




Horaires :
-Ouverture de la salle Bex vers 14H15 pour installation/déco pour ceux qui sont dispo : Marie Chantale récupère les clés.
-Ouverture officielle : 18H
-Fermeture à 23H pour le public

Matos Bar Buffet :
-Chaises, tables, frigo sur place
-Besoin de plateaux ou plaques pour présenter tartes et gateaux : Viviane, Marie-Chantale, Christian + tout le monde peut ramener son lèchefrite (ou autre…).
-Chacun ramène son opinel, il faudrait quelques cuillères (pour le houmous par ex)
-Verres : Olivia et l’asso Dans la Lune nous prête les verres. L’asso AMI s’engage à les remplacer si il y a des pertes ; au bar, rappeler aux personnes qu’il ne faut pas garder les verres car ils nous sont prêtés (on mettra aussi des panneaux) .

Musiciens :
-Flore et Martine ont les contacts ; on ne sait pas s’ils ont des besoins ?
Si besoin on a le numéro d’Arnaud qui connaît très bien la salle et matos technique, il dit que normalement les musicos ont juste besoin d’une prise et parfois une rallonge : Christian et Olivia ramènent chacun une rallonge.
-Thierry est ok pour être « référent technique/artistes » durant la soirée. Flore et Martine pouvez-vous communiquer les contacts des deux groupes à Thierry ?

Technique :
-Câble HD sera prêté par la mairie
-Besoin d’un ordi : Qui ? (Elise prend le sien en si besoin)
-2 micros sur place+projecteur : à tester vendredi aprèm
-Thierry est ok pour être « référent technique » durant la soirée.

Ménage :
-Bénédicte s’était proposée pour ramener le matos. Peux-tu aussi ramener de l’essuie-tout pour le buffet ? à 23H on s’y met.

Déco :
-Install vendredi aprèm des fanions qu’Olivia ramène + Panneaux info que Baptiste nous a présenté (info sur les migrants) et autres.

Buffet :
Salé : - tartinades, pâtés végétaux, cake = Olivia, Elise, Baptiste, Tifenn (Lunas, jeudi soir) + 2pizzas/Christian + 2tartes salées/Marie-Chantale + une centaine de tranches de pain/Viviane + houmous/Naurika + ?
Sucré : 2 tartes sucrées/Marie Chantale, Viviane, Christian + ?

En plus de cela, ce que chacun peut amener (sucré+salé)

Bar : -2 cubis rouge bio/Viviane, 1cubi rouge+1cubi blanc / Martine
-Tireuse à bière = 6 fûts, seront livrés chez Marie-Chantale dans la semaine.
-3 cubis de 3L jus de fruits du local résa par Elise. (Sera racheté par Olivia si reste)
-Bissap/Rhum bissap = tif

Bio de préférence pour tout, mais pas forcément.
On part du principe que nous participons de notre poche au niveau miam-miam mais que l’asso remboursera les boissons qui demandent plus d’investissement. Tout le monde est ok ?

Boites participatives :
-On distingue la boîte de dons liée aux adhésions qui sera à la table « adhésion », et les autres boites disséminées ça et là pour bar+miam+dons divers.
-Boites prêtées par Viviane (ATTAC), elles sont transparentes, et les gens peuvent les ouvrir pour se faire eux-mêmes la monnaie. Flore proposait également d’en faire.
-Artistes : la question se pose de les défrayer ? De leur donner une somme fixe ? À voir.

Adhésions : 1 table sera consacrée à ça.
-Bulletins à photocopier+cartes d’adhésions : Elise s’en occupe et on les préparera jeudi soir en regardant les cake gonfler.
-Un tableau sera préparé par Olivia que nous rempliront sur place pour les futurs adhérents :
Nom/Prénom/Adresse/Mail/Tèl/Hébergeant ouAccompagnant/Donation/Autre Proposition.
En retour nous leur remettons une carte d’adhésion.
-On ouvre un cahier de trésorerie ce soir là avec : Caisse Adhésions+Caisses Bar.

Pour les rôles sur place, on tourne selon les besoins entre : accueil, bar, bureau adhésion

Déroulement :

18H OUVERTURE-ACCUEIL

18H30 Présentation succincte de l’asso- Remerciements-Explication du déroulement de la soirée-Aspects pratiques (participation libre, horaires, bureau d’adhésion, verres à rendre au bar, supports de communication…) –Pas d’échanges à ce moment là.

18H35 PROJECTION 20MIN

19H PRESENTATION de l’asso en mettant en lien le film et les objectifs de l’asso, textes radio, lien fait avec la Mairie pour les apparts, présentation des invités (Cimade, autres ?)…
Qui souhaite prendre la parole ? Les personnes présentes à la réunion ne le souhaitent pas.
ECHANGES on peut s’appuyer sur nos invités-ressources s’ils peuvent mieux répondre aux questions que nous, de par leur experience.

Puis OUVERTURE DU BAR
CONCERT





-Discussion sur l’ouverture de toutes les réunions de la Collégiale à tous les adhérents.
Viviane rappelle que le CAC reste responsable des décisions prises.
Il semble évident d’ouvrir à tous, mais le sujet reste en suspend. Il pourrait être intéressant d’en reparler lors d’une prochaine réunion.

-Elise aborde la question des commissions. A voir prochainement.

-Thierry rappelle que le forum est actuellement ouvert sans obligation de se connecter mais souhaite fermer le forum par la suite (mot de passe).

-Marie Chantale propose que l’on explique aux prochaines réunions le fonctionnement de l’asso pour que tout le monde puisse saisir le fonctionnement de l’asso (c’est une collégiale, etc.) , laisser la place à chacun.

-LUNDI 20 FEVRIER : réunion avec la mairie pour faire un point sur les apparts à Béda et connaître les retour de la préfecture sur le sujet. Qui y va ?

-PROPOSITION : Tif propose une rando-rencontre entre AMI, les résidents (migrants de Calais, migrants de squat à Paris) des deux CAO St Bauzille et Montpellier, bénévoles et salariés des CAO souhaitant partager ce moment. Un mail va suivre pour proposer ce projet à construire ensemble.